Glossario: funzioni, stati e termini della piattaforma

Prima di iniziare

Le funzioni disponibili dipendono da ruolo, piano e configurazione della sede.

Tre stati da leggere separatamente

Scorri la tabella per leggere tutte le colonne.

Aspetto	Domanda a cui risponde	Guida
Prenotazione	La sede ha approvato la richiesta? L’appuntamento è previsto o annullato?	Conferme.
Presenza	Il cliente si è presentato?	Presente e No-show.
Pagamento	Il finanziamento è riuscito, è in corso o è stato rimborsato?	Stati e importi.

Esempio: un appuntamento può essere confermato e pagato, ma avere esito No-show. Nessuno dei tre stati sostituisce gli altri. Leggi il termine nel contesto e apri la procedura collegata se devi intervenire.

Come fare

Individua se il termine riguarda persone, disponibilità, prenotazioni, pagamenti o strumenti.
Leggi la definizione nelle sezioni qui sotto.
Apri una guida collegata per vedere come usare la funzione.

Cosa succede

Prenotazione, presenza e pagamento descrivono aspetti diversi dello stesso appuntamento. Leggere un solo stato non basta per dedurre gli altri.

Persone ed elementi della sede

Sede: il luogo operativo con servizi, orari e appuntamenti propri.

Staff: i profili delle persone che svolgono i servizi. Un profilo staff non è automaticamente un accesso alla dashboard.

Login staff: l’accesso personale di un collaboratore, con permessi e visibilità dei dati.

Cliente manuale: un’anagrafica inserita dalla sede; non implica un account Ottoo registrato.

Risorsa: un elemento prenotabile separatamente senza un operatore dedicato. Stanza o postazione: un ambiente richiesto dal servizio. Attrezzatura: uno strumento necessario per erogarlo.

Disponibilità e calendario

Orari ordinari: la settimana abituale della sede. Pausa: un intervallo non disponibile all’interno dell’apertura.

Apertura straordinaria: un’apertura specifica per una data che sostituisce quella ordinaria. Chiusura: un periodo in cui la sede non è disponibile.

Turno personalizzato: la disponibilità propria dello staff o di una risorsa. Rotazione: un turno che si ripete secondo un ciclo di settimane. Variazione giornaliera: una modifica per una singola data.

Assenza: un’indisponibilità dello staff. Presenza straordinaria: una presenza aggiuntiva approvata. Fuori servizio: un blocco di una risorsa.

Appuntamento fuori disponibilità: una prenotazione esistente che non rientra più negli orari effettivi. Non viene annullata automaticamente.

Prenotazioni e presenze

Prenotabile online: servizio selezionabile nel percorso online, se esiste disponibilità. Solo su richiesta e Senza prenotazione: modalità che non permettono la selezione nel percorso online.

In attesa di conferma: prenotazione che richiede una decisione della sede. Presente: cliente che si è presentato. No-show: cliente che non si è presentato.

Visita con più servizi: un insieme di appuntamenti che possono avere orari e assegnazioni diversi. Risultato parziale: alcune date o operazioni sono riuscite e altre no; controlla il risultato prima di ripetere l’invio.

Pagamenti e documenti

Pagamento in sede: pagamento previsto presso la sede. Pagamento online facoltativo o obbligatorio: scelta che regola il percorso di prenotazione del cliente.

In elaborazione: esito del pagamento non ancora definitivo. Pagato: pagamento riuscito. Rimborso parziale: solo una parte dell’importo è stata rimborsata; nelle visite multiple va controllato anche il pagamento condiviso.

Gift card: credito con saldo, validità e stato. Riscatto: utilizzo di una parte del saldo. Esaurita: saldo terminato. Annullata: carta non più utilizzabile.

Preventivo: proposta con un proprio ciclo di stati: bozza, inviato, accettato, rifiutato, scaduto o annullato. Lo stato del preventivo non prova da solo una prenotazione in Agenda.

Commissione Ottoo, costi Stripe e accredito: voci diverse. Un indicatore di ricavo non è una conferma di accredito bancario.

Messaggi, AI e magazzino

Bacheca: messaggi pubblicati sulla pagina della sede. Push: notifica consegnata al dispositivo; modificare la bacheca non riscrive una push già inviata.

Template WhatsApp: modello di messaggio soggetto allo stato di approvazione e invio. Opt-out: preferenza che impedisce l’invio dei messaggi previsti al destinatario.

Passaggio a una persona: richiesta WhatsApp che deve essere gestita dallo staff. Budget AI: disponibilità mensile di utilizzo dell’assistente; le quote di vocali e foto sono distinte.

Carico: aggiunta di scorta. Scarico: consumo registrato, chiamato anche utilizzo. Correzione: rettifica della quantità. Sotto scorta: quantità sotto la soglia impostata.

Dal termine all’azione successiva

Fuori disponibilità: controlla i dettagli dell’appuntamento e decidi se spostarlo o annullarlo. La prenotazione esistente non scompare perché cambiano gli orari.

Risultato parziale: controlla quali date o file sono riusciti prima di ripetere. Ricreare tutto può duplicare ciò che è già stato salvato.

Solo i propri dati: l’accesso può mostrare un sottoinsieme corretto dei dati della sede. Consulta permessi e visibilità se ti manca ciò che serve al lavoro.

Pagamento in corso: l’esito non è definitivo. Aggiorna i dettagli, senza dedurre che un secondo pagamento sia necessario.

Passaggio a una persona: apri la conversazione su WhatsApp, rispondi e gestisci la richiesta prima di marcarla come completata. La coda non è una seconda inbox con il testo delle chat.

Attese e ripresa dell’assistente

In attesa della sede: serve l’approvazione manuale, entro il termine della richiesta. In attesa del cliente: è il cliente a dover completare la conferma richiesta. In attesa di pagamento: il pagamento online non è ancora concluso. Leggi il contesto, non soltanto la parola conferma.

Cancellazione in corso: l’annullamento è accettato ma il processo non è ancora concluso; non ripetere l’operazione e non presumere che lo slot sia libero.

Segna come gestita: chiude l’intervento umano nella coda WhatsApp e consente all’AI di tornare a rispondere. Una risposta manuale al cliente non equivale da sola a questa ripresa.

Se qualcosa non funziona

Se un termine o uno stato non è chiaro, annota l’etichetta esatta e il contesto in cui compare e chiedi assistenza.

Ultima revisione della guida: 9 ottobre 2026

Le funzioni e le azioni visibili dipendono dal tuo ruolo e dalla configurazione della sede.

Guide collegate

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