Privacy Policy

Come Ottoo raccoglie, utilizza e protegge i tuoi dati personali, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

La presente informativa descrive come Ottoo tratta i dati personali nell'ambito del sito ottoo.eu, della dashboard Business, della webapp Clienti, delle applicazioni eventualmente distribuite tramite app store e delle relative API (congiuntamente, la "Piattaforma"), ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e della normativa italiana applicabile.

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è Giuseppe Caccavale, con sede legale in Via Saccaccio 68, 80035 Nola (NA), P. IVA/C.F. IT07949151216 (il "Titolare").

Per richieste relative alla presente informativa o all'esercizio dei diritti privacy è possibile scrivere a privacy@ottoo.eu. Per richieste generali è disponibile support@ottoo.eu.

2. Ambito di applicazione e soggetti interessati

La presente informativa si applica ai trattamenti effettuati dal Titolare nei confronti di:

• soggetti che visitano il sito o inviano richieste di contatto;
• titolari e referenti di attività che utilizzano la Piattaforma ("Utenti Business");
• dipendenti e collaboratori ai quali un Utente Business assegna un account staff;
• persone che cercano attività, gestiscono preferiti e prenotazioni o utilizzano altri servizi della webapp Clienti ("Utenti Clienti");
• destinatari di comunicazioni, carte regalo, preventivi o link pubblici generati tramite la Piattaforma.

Quando un Utente Business inserisce o gestisce dati dei propri clienti, dipendenti, collaboratori o altri soggetti per proprie finalità, l'Utente Business opera di regola quale titolare del trattamento e Ottoo tratta tali dati per suo conto quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. I relativi obblighi sono disciplinati dal Data Processing Agreement ("DPA") e dalle istruzioni documentate dell'Utente Business.

Ottoo opera invece quale autonomo titolare per i trattamenti necessari a creare e proteggere gli account Ottoo, gestire il rapporto contrattuale, fatturare i propri servizi, prevenire abusi, fornire funzionalità direttamente richieste dagli Utenti Clienti e adempiere a obblighi propri.

Per gli acquisti di prodotti, la Sede è titolare dei trattamenti necessari a eseguire la vendita e gestire consegna, recesso, garanzia e reclami; Ottoo li esegue per suo conto nei limiti del DPA. La gestione dell'account Ottoo e dell'indirizzo salvato per ordini futuri rientra invece nelle funzionalità fornite direttamente da Ottoo. L'informativa della Sede descrive i trattamenti di sua competenza e integra, senza sostituirla, la presente informativa.

3. Categorie di dati trattati

3.1 Dati di account e autenticazione

Possono essere trattati:

• nome, cognome, e-mail, numero di telefono, immagine del profilo e identificativo utente;
• data di nascita, quando l'utente sceglie di indicarla: è facoltativa, non condiziona la registrazione né l'accesso ad alcuna funzionalità e può essere modificata o cancellata in qualsiasi momento dal profilo;
• dati relativi alla registrazione, alla verifica dell'e-mail, all'ultimo accesso e alle sessioni;
• dati necessari per accesso tramite codice OTP, link e-mail o provider social, compresi gli identificativi e i dati di base restituiti da Google quando l'utente sceglie "Continua con Google";
• per gli Utenti Business e gli account staff, ruolo, permessi, ambito di accesso, stato dell'invito e informazioni relative all'autenticazione a più fattori.

Ottoo non riceve la password dell'account Google. Le credenziali e i token di sessione sono gestiti dal sistema di autenticazione della Piattaforma.

3.2 Dati degli Utenti Business e delle attività

Possono essere trattati:

• ragione sociale, partita IVA o identificativo fiscale, PEC, codice SDI e dati di fatturazione;
• indirizzo, città, provincia, Paese, CAP, recapiti, sito web e lingua di sistema;
• numero WhatsApp di contatto eventualmente pubblicato dalla Sede, mostrato ai clienti come collegamento diretto alla chat e distinto dall'integrazione WhatsApp Business Platform descritta di seguito;
• dati relativi a sedi, orari, giorni di apertura e chiusura, servizi, prezzi, categorie, stanze, attrezzature, risorse e impostazioni di prenotazione;
• immagini, loghi, copertine, descrizioni e altri contenuti pubblicati dall'Utente Business;
• dati necessari alla verifica dell'attività e della partita IVA tramite servizi pubblici o fornitori di mappe e dati commerciali.
• quando l'Utente Business attiva WhatsApp Business Platform, identificativi del Portfolio Business Meta, dell'account WhatsApp Business e del numero mittente, nome verificato, stato della connessione e dei template, credenziale tecnica cifrata e informazioni di fatturazione o qualità restituite da Meta.

3.3 Dati di staff e collaboratori

La Piattaforma può contenere nome, cognome, contatti, ruolo, biografia, immagine, data di assunzione, orari, servizi assegnati, presenze, assenze, compensi orari, commissioni, permessi applicativi e log delle attività svolte tramite account staff.

L'Utente Business deve limitare tali dati a quanto necessario e non deve inserire nei campi liberi informazioni relative alla salute o altre categorie particolari di dati senza avere individuato un'idonea base giuridica e adottato le garanzie richieste.

3.4 Dati di clienti, prenotazioni e utilizzo della Piattaforma

Possono essere trattati:

• nome, cognome, e-mail, telefono, immagine del profilo e collegamento con le attività frequentate;
• data di nascita, quando l'interessato l'ha indicata nel proprio profilo oppure l'Utente Business l'ha inserita nella scheda cliente; l'assenza del dato significa soltanto che non è stato fornito e non esprime un'età;
• attività e servizi visualizzati o selezionati, preferiti e ricerche recenti;
• prenotazioni, servizi, data, orario, sede, membro dello staff o risorsa selezionata, stato della prenotazione, note facoltative, spostamenti dell'appuntamento decisi dalla Sede, cancellazioni, no-show e conferme di presenza;
• iscrizioni alla lista d'attesa e relative preferenze;
• preferenze per e-mail, promemoria, notifiche e opposizione ai messaggi WhatsApp;
• carte regalo ricevute o utilizzate, saldo, messaggi, movimenti e rimborsi;
• preventivi ricevuti, dati del destinatario, contenuti del documento e relative accettazioni o rifiuti;
• per gli acquisti di prodotti, destinatario, recapiti, indirizzo di spedizione ed eventuali istruzioni di consegna, salvati nel profilo quando richiesto e copiati nel singolo ordine;
• prodotti e quantità acquistati, prezzi, spese, modalità di pagamento e consegna, codice di ritiro, corriere, tracking, stati e date dell'ordine, rimborsi e dichiarazioni di recesso con eventuale motivo facoltativo;
• comunicazioni in-app e notifiche relative a prenotazioni, ordini, pagamenti, carte regalo e preventivi;
• per i messaggi WhatsApp attivati dall'Utente Business, numero di telefono del destinatario, nome, sede, servizio, data e ora dell'appuntamento, tipo di messaggio, identificativo attribuito da Meta, stato di consegna o lettura ed eventuale errore. Ottoo non conserva nella propria banca dati il contenuto integrale del messaggio inviato.
• quando l'Utente Business collega a Ottoo il numero già utilizzato nell'app WhatsApp Business (modalità «Coexistence»), Ottoo riceve da Meta una notifica tecnica quando il personale della Sede risponde a un cliente dall'app e ne utilizza soltanto il fatto e il numero del destinatario, per sospendere le risposte automatiche su quella conversazione e registrare la data dell'ultima risposta del personale; il testo dei messaggi scritti dall'app non è conservato da Ottoo. La condivisione della cronologia recente (fino a 180 giorni, esclusi i gruppi) è facoltativa e il rifiuto non impedisce il collegamento. Meta sincronizza separatamente i contatti, indipendentemente dalla scelta sulla cronologia. Ottoo riceve i contatti sincronizzati e, se condivisa, la cronologia recente, ma non li utilizza e li scarta senza conservarli: le conversazioni restano sull'app e sull'account WhatsApp Business della Sede;
• quando l'Utente Business abilita l'Assistente AI, testo delle richieste e delle risposte, canale utilizzato, sede e utente o numero di telefono associati alla conversazione, dati operativi strettamente necessari restituiti dagli strumenti (ad esempio nomi, servizi, prezzi, orari e disponibilità), strumenti consultati, riepiloghi conversazionali, richieste di passaggio a un operatore e stato della conversazione. Se sul canale WhatsApp l'interessato invia un messaggio vocale o un'immagine, il file è scaricato da Meta, trasmesso a Mistral AI per la sola trascrizione del vocale o descrizione dell'immagine ed eliminato al termine dell'elaborazione, senza essere conservato da Ottoo: resta soltanto il testo risultante, trattato come gli altri messaggi della conversazione, oltre alla durata del vocale o al numero di immagini ai fini dei conteggi di utilizzo. Quando l'interessato chiede l'intervento di una persona, il nome e il numero di telefono restano associati alla conversazione per consentire al personale della Sede di ricontattarlo e sono rimossi quando la conversazione torna all'assistente automatico;
• proposte di azione predisposte dall'Assistente AI, relativi parametri congelati, conferma o rifiuto dell'utente, esito dell'operazione e registri di audit. L'Assistente non riceve i dati completi delle carte, i dati fiscali dell'Utente Business o lo storico dettagliato degli eventi di pagamento.

La data di nascita indicata nel profilo viene copiata nella scheda cliente della Sede alla prima prenotazione effettuata presso quella Sede e, se lì risulta assente, alle prenotazioni successive. Se l'interessato la modifica o la cancella dal proprio profilo, la correzione è propagata automaticamente alle schede cliente delle Sedi collegate al suo account. Le schede dei clienti inseriti manualmente da una Sede, che non sono collegate ad alcun account Ottoo, non sono interessate da tale propagazione.

Per individuare registrazioni duplicate della stessa persona, la Piattaforma raggruppa le schede cliente di una stessa Sede in base al numero di telefono in formato normalizzato. L'unione di due schede avviene soltanto su conferma dell'Utente Business, trasferisce sulla scheda mantenuta prenotazioni, carte regalo, preventivi ed eventuale data di nascita ed elimina definitivamente l'altra. Un numero di telefono coincidente non collega mai automaticamente una scheda a un account Ottoo.

3.5 Dati di pagamento e fatturazione

Per i Piani Business a pagamento e per i pagamenti online di prenotazioni e prodotti possono essere trattati:

• identificativi cliente, Piano a pagamento (subscription Stripe), account connesso, sessione di checkout, PaymentIntent, pagamento, rimborso e fattura;
• importo, valuta, stato, corrispettivo del servizio pagamenti Ottoo, quota coperta da carta regalo, URL della ricevuta, esito e motivazione sintetica di eventuali errori;
• dati necessari alla riconciliazione, prevenzione delle frodi, gestione di contestazioni e corretta applicazione di rimborsi.

I dati completi delle carte non sono memorizzati da Ottoo e sono raccolti direttamente da Stripe. Per i pagamenti di prenotazioni e prodotti, l'Utente Business riceve il pagamento sul proprio account Stripe connesso e opera quale esercente della prestazione o venditore del bene acquistato.

3.5-bis Sottoscrizione elettronica dei contratti Business

Quando un Utente Business sottoscrive il Contratto di Fornitura o l'Accordo Pagamenti, sono trattati: dati identificativi e fiscali dell'Utente Business e del firmatario, numero di telefono a cui è inviato il codice monouso (OTP), esito della verifica e relativo identificativo, data e ora, indirizzo IP, user agent, testo del documento visualizzato, impronta informatica (hash) del documento e copia PDF del contratto sottoscritto. Il codice monouso è generato, inviato e verificato dal fornitore del servizio SMS e non è conservato da Ottoo.

3.6 Dati di posizione e ricerca geografica

Se l'Utente Cliente sceglie di utilizzare la posizione del dispositivo, la webapp acquisisce le coordinate tramite le API del browser per mostrare attività vicine. L'utente può negare il permesso e cercare manualmente una città.

Le ricerche manuali della città possono essere inviate al servizio Nominatim di OpenStreetMap. Quando vengono utilizzati servizi di geocodifica o verifica degli indirizzi, indirizzo e dati dell'attività possono essere trasmessi a Google Maps o Google Places.

3.7 Richieste di contatto e supporto

Quando viene compilato un form o viene contattato il supporto, possono essere trattati nome, cognome, ragione sociale, telefono, e-mail, oggetto, piano, indirizzo dell'attività, contenuto del messaggio e dati tecnici necessari a prevenire abusi. I messaggi vengono inoltrati tramite il fornitore e-mail configurato.

3.8 Dati tecnici, di sicurezza e log

Possono essere trattati indirizzo IP, user agent, data e ora, endpoint richiesto, identificativi di sessione e dispositivo, eventi di autenticazione, log applicativi, audit trail, dati di diagnostica, esiti dei controlli di sicurezza e informazioni necessarie al rate limiting.

3.9 Contenuti accessibili tramite link pubblico

Alcune funzionalità consentono di generare link pubblici non indicizzati per condividere, ad esempio, una prenotazione, una carta regalo o un preventivo. Chi dispone del link può visualizzare i dati previsti dalla relativa pagina pubblica. I campi interni e le note non destinati al pubblico sono esclusi dalle risposte pubbliche.

3.10 Bacheca della Sede e consultazione senza account

L'Utente Business può pubblicare sulla pagina della propria Sede una comunicazione già inviata ai propri clienti. Il testo pubblicato è visibile a chiunque consulti quella pagina, anche senza account, e non deve contenere dati personali di clienti, dipendenti o terzi. La rimozione dalla bacheca elimina la pubblicazione ma non annulla la notifica già recapitata né i messaggi già presenti nelle caselle personali dei destinatari.

La ricerca delle attività, la mappa e la pagina di una Sede possono essere consultate senza registrarsi. In tal caso la consultazione non è associata ad alcun profilo; può essere utilizzata una sessione tecnica anonima, priva di dati identificativi, e restano trattati i soli dati tecnici e di sicurezza indicati al punto 3.8.

4. Dati appartenenti a categorie particolari

Ottoo è utilizzabile anche da professionisti sanitari o da attività i cui servizi possono rivelare, direttamente o indirettamente, informazioni relative alla salute. Anche la sola prenotazione di una determinata prestazione sanitaria può costituire un dato relativo alla salute.

La Piattaforma non è progettata come cartella clinica e non richiede referti, diagnosi o anamnesi. Gli utenti non devono inserire dati sanitari o altre categorie particolari nei campi note, descrizioni, notifiche, messaggi WhatsApp o conversazioni con l'Assistente AI, né inviare all'Assistente AI messaggi vocali o immagini che li contengano, come referti, documenti clinici o d'identità o fotografie di condizioni di salute. Nomi di servizi, richieste e risposte possono essere trasmessi ai fornitori attivati per erogare tali funzioni: l'Utente Business deve quindi adottare denominazioni neutrali e non inserire dettagli clinici, giudiziari o soggetti a segreto professionale.

Quando tali dati sono trattati dall'Utente Business per erogare la propria prestazione, spetta all'Utente Business individuare sia una base giuridica ai sensi dell'art. 6 GDPR sia una delle condizioni previste dall'art. 9 GDPR, fornire la propria informativa e adottare le misure richieste. Ottoo li tratta quale responsabile nei limiti del DPA e delle istruzioni ricevute. Eventuali trattamenti svolti da Ottoo per finalità proprie saranno effettuati solo in presenza di un'idonea condizione di liceità e non saranno utilizzati per pubblicità comportamentale o profilazione.

5. Finalità e basi giuridiche

Quando il trattamento è basato sul legittimo interesse, il Titolare effettua un bilanciamento tra tale interesse e i diritti e le libertà degli interessati. È possibile opporsi al trattamento nei casi previsti dall'art. 21 GDPR.

Per ordini, consegne, recessi, garanzie e reclami trattati per conto della Sede, quest'ultima individua le basi giuridiche applicabili, tra cui esecuzione della vendita, obblighi legali e difesa dei diritti. Le istruzioni impartite a Ottoo disciplinano il trattamento quale responsabile e non costituiscono una base giuridica autonoma.

6. Natura del conferimento

I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per creare l'account, utilizzare la funzionalità richiesta o adempiere a obblighi contrattuali e fiscali. Il mancato conferimento può impedire la registrazione, l'attivazione di un piano, la prenotazione o l'utilizzo di specifiche funzionalità.

Il conferimento di immagine del profilo, numero di telefono dell'Utente Cliente, data di nascita, posizione, notifiche push e altri campi espressamente indicati come facoltativi è opzionale. In particolare, la data di nascita non è richiesta per registrarsi, prenotare o utilizzare alcuna funzionalità, non viene verificata e può essere cancellata in ogni momento dal profilo. Il rifiuto non impedisce l'utilizzo delle funzioni essenziali, salvo che il dato sia necessario per la specifica operazione richiesta. Senza un numero valido non è possibile ricevere comunicazioni WhatsApp o usare l'Assistente AI su tale canale; l'interessato può opporsi agli invii tramite l'Utente Business o con le modalità rese disponibili nel messaggio. L'interazione con l'Assistente AI è facoltativa e viene segnalata all'inizio della conversazione; il cliente può chiedere l'intervento di una persona scrivendo OPERATORE.

7. Destinatari e fornitori

Per un acquisto, la Sede venditrice riceve i dati necessari a eseguire l'ordine e gestire i diritti del cliente. Se la consegna è destinata a un'altra persona, possono essere trattati anche i dati di quest'ultima. La Sede comunica al corriere scelto i dati necessari al trasporto secondo i rispettivi ruoli; Ottoo non effettua la spedizione.

Nei limiti necessari alle finalità indicate, i dati possono essere comunicati a:

• personale e collaboratori autorizzati del Titolare;
• fornitori di hosting, database, autenticazione, storage, caching, sicurezza, monitoraggio e assistenza tecnica;
• Stripe, per i Piani a pagamento, pagamenti in-app, account Connect, rimborsi, ricevute e prevenzione delle frodi;
• Twilio Ireland Limited e le società del gruppo Twilio, per l'invio e la verifica del codice monouso via SMS al numero di telefono dell'Utente Business durante la sottoscrizione elettronica dei contratti;
• OneSignal, esclusivamente quando sono abilitate le notifiche push facoltative;
• Meta Platforms Ireland Limited e le società del gruppo Meta/WhatsApp, quando l'Utente Business collega il proprio account WhatsApp Business, per verificare il numero, approvare i template, consegnare i messaggi e restituire gli stati di recapito;
• Mistral AI SAS e relativi sub-responsabili, quando l'Assistente AI è abilitato, per elaborare in modalità stateless le richieste, i dati operativi minimizzati necessari e le risposte del modello, nonché per trascrivere i messaggi vocali e descrivere le immagini inviati dall'interessato sul canale WhatsApp della Sede. Secondo le condizioni applicabili alle API, tali dati non sono utilizzati per addestrare i modelli; il fornitore può conservarli per il tempo necessario alla risposta e per una finestra mobile fino a 30 giorni per monitoraggio degli abusi, salvo attivazione della Zero Data Retention;
• Google, quando l'utente sceglie l'accesso con Google o quando vengono utilizzati Google Maps, Google Places o Google Fonts;
• OpenStreetMap/Nominatim, quando viene utilizzata la ricerca manuale della città;
• sistema VIES della Commissione europea, per la verifica delle partite IVA abilitate;
• fornitori di servizi e-mail e comunicazione;
• consulenti legali, fiscali, contabili e assicurativi;
• autorità pubbliche o altri soggetti legittimati per legge.

L'infrastruttura principale di autenticazione, database e storage utilizza una distribuzione Supabase gestita nell'ambiente tecnico di Ottoo. L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto a privacy@ottoo.eu.

Gli Utenti Business ricevono i dati dei propri clienti necessari a gestire le prenotazioni e le prestazioni. Vi rientra anche la data di nascita, quando l'interessato ha scelto di indicarla, secondo le modalità descritte al punto 3.4. Per tali trattamenti gli Utenti Business agiscono secondo la propria informativa privacy.

8. Trasferimenti verso Paesi terzi

Alcuni fornitori, inclusi i soggetti del gruppo Meta coinvolti nella WhatsApp Business Platform, le società del gruppo Twilio coinvolte nell'invio degli SMS e alcuni sub-responsabili di Mistral AI, possono trattare temporaneamente dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. L'endpoint europeo di Mistral AI è utilizzato come ubicazione principale del trattamento del modello; specifiche funzioni o sub-responsabili possono comunque comportare trasferimenti ulteriori. In tali casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza, delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o di altro meccanismo previsto dagli artt. 44 e ss. GDPR, con eventuali misure supplementari ove necessarie.

Ulteriori informazioni sui trasferimenti e sulle garanzie applicabili possono essere richieste al Titolare.

9. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per adempiere a obblighi di legge o tutelare i diritti del Titolare e degli Utenti Business.

In particolare:

• i dati dell'account e i contenuti operativi sono conservati per la durata del rapporto e cancellati quando viene completata la procedura di eliminazione dell'account, salvo le eccezioni indicate di seguito;
• l'indirizzo di spedizione salvato nel profilo è conservato fino alla sua modifica o cancellazione da parte dell'utente, oppure alla cancellazione dell'account; la modifica della rubrica non modifica le copie degli ordini già effettuati;
• la cancellazione dell'account è bloccata finché esistono prenotazioni future non cancellate; per gli Utenti Business con ordini è inoltre subordinata alla chiusura delle pratiche ostative e all'esportazione aggiornata dell'archivio ordini. Una volta consentita, comporta anche la cessazione immediata del Piano a pagamento e la rimozione delle sedi e degli account staff collegati;
• le note e il collegamento personale delle prenotazioni sono rimossi dopo 24 mesi dalla data dell'appuntamento; il record anonimizzato può essere conservato fino a 5 anni per statistiche, rendicontazione e obblighi applicabili;
• la data di nascita è conservata finché l'interessato la mantiene nel proprio profilo o la Sede nella propria scheda cliente; è cancellata quando l'interessato la rimuove, con propagazione alle schede collegate al suo account, e comunque con la cancellazione dell'account;
• le notifiche in-app degli Utenti Clienti e Business sono conservate per 12 mesi;
• i contatti e la cronologia delle conversazioni sincronizzati da Meta quando il numero è collegato in modalità Coexistence non sono conservati da Ottoo; le conversazioni dell'app WhatsApp Business restano sul telefono e presso Meta secondo le regole dell'account della Sede, e non sono cancellate dal collegamento o dalla disconnessione da Ottoo;
• i registri degli invii WhatsApp conservati da Ottoo, comprensivi del numero del destinatario e degli stati di consegna, sono cancellati dopo 90 giorni; Meta conserva i dati trattati sulla propria piattaforma secondo i termini e le regole applicabili all'account WhatsApp Business collegato dall'Utente Business;
• quando la conservazione delle conversazioni AI è attiva, il contenuto integrale dei messaggi è cancellato dopo 30 giorni e i metadati della conversazione con l'eventuale riepilogo sono cancellati dopo 90 giorni;
• se il titolare della Sede disattiva la conservazione delle conversazioni, Ottoo non salva il testo dei messaggi né il riepilogo; l'Assistente non mantiene memoria tra i messaggi. Restano i metadati tecnici necessari, i conteggi di utilizzo e i registri delle azioni, nonché i parametri congelati di un'azione proposta fino alla sua risoluzione o scadenza;
• i conteggi di utilizzo e costo stimato dell'Assistente AI, privi del contenuto dei messaggi, sono conservati per 24 mesi; le azioni confermate seguono la conservazione dei log di audit indicata di seguito;
• i file dei messaggi vocali e delle immagini inviati all'Assistente AI su WhatsApp non sono conservati da Ottoo: sono elaborati in memoria ed eliminati al termine della trascrizione o descrizione, il cui testo segue le regole sul contenuto delle conversazioni AI; Meta mantiene i file sulla propria piattaforma per il periodo limitato previsto dai propri termini;
• Mistral AI può conservare input e output delle API, inclusi i file audio e le immagini trasmessi, per una finestra mobile fino a 30 giorni a fini di monitoraggio degli abusi, salvo che sia attiva la Zero Data Retention o una diversa configurazione contrattuale applicabile;
• i log di audit e sicurezza sono conservati per 24 mesi;
• il contenuto integrale degli eventi di billing è rimosso dopo 12 mesi, mentre gli identificativi e i metadati necessari a finalità contabili, antifrode e di idempotenza possono essere conservati fino a 10 anni;
• i dati fiscali, le fatture, i registri di pagamento, rimborso e dei corrispettivi trattenuti sono conservati per il periodo previsto dalla normativa civilistica e fiscale, normalmente fino a 10 anni;
• i contratti Business sottoscritti elettronicamente, con i dati della sottoscrizione indicati al punto 3.5-bis, sono conservati per 10 anni dalla cessazione del rapporto, anche dopo la cancellazione dell'account, a fini di prova e di adempimento degli obblighi civilistici e fiscali;
• i file di esportazione dei dati e i relativi link firmati scadono dopo 24 ore; il record tecnico della richiesta può essere conservato fino alla cancellazione dell'account o a una precedente eliminazione secondo le procedure operative;
• i dati delle richieste di contatto sono conservati per il tempo necessario a rispondere e, se nasce un rapporto contrattuale, per la durata necessaria alla relativa gestione;
• le preferenze salvate sul dispositivo seguono le durate indicate nella Cookie Policy.

I tempi possono essere estesi quando necessario per un contenzioso, un'indagine, un obbligo di legge, la prevenzione delle frodi o la gestione di operazioni di pagamento ancora pendenti.

10. Cancellazione ed esportazione dell'account

Gli Utenti Business e gli Utenti Clienti possono richiedere un'esportazione dei propri dati dalle funzionalità privacy presenti nella Piattaforma. Il file è reso disponibile tramite link firmato per un periodo limitato.

La cancellazione può essere richiesta dalle impostazioni dell'account o scrivendo a privacy@ottoo.eu. Per proteggere l'utente, la procedura richiede una conferma esplicita e, ove configurata, una nuova verifica MFA. Prima della cancellazione devono essere annullate le prenotazioni future, affinché possano essere applicate correttamente le regole di cancellazione e rimborso.

La procedura elimina l'account di autenticazione e i dati applicativi associati. Possono rimanere, in forma limitata o anonimizzata, i dati che devono essere conservati per obblighi fiscali, audit di sicurezza, prevenzione delle frodi, gestione di pagamenti, contestazioni o difesa di diritti.

La cancellazione dell'account non estingue i diritti sugli acquisti né comporta necessariamente la cancellazione dei dati che la Sede deve ancora trattare per consegne, resi, garanzie, obblighi legali o contestazioni. Per tali dati si applicano il ruolo della Sede, la sua informativa e le istruzioni previste dal DPA; la conservazione deve essere limitata alle finalità ancora necessarie.

Prima della cancellazione ordinaria di una Sede o di un Account Business con ordini, la procedura richiede un'esportazione aggiornata dell'archivio e verifica le pratiche ostative. La Sede è responsabile della conservazione successiva della copia esportata secondo le proprie finalità e gli obblighi applicabili.

11. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può chiedere:

• accesso ai propri dati;
• rettifica o integrazione;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• portabilità dei dati;
• revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

La rettifica e la cancellazione della data di nascita possono essere effettuate direttamente dal profilo e sono propagate automaticamente alle schede cliente delle Sedi collegate all'account, senza necessità di contattare ciascuna Sede.

Le altre richieste possono essere inviate a privacy@ottoo.eu. Il Titolare può chiedere informazioni necessarie a verificare l'identità del richiedente e risponderà entro i termini previsti dalla legge.

Se i dati sono trattati da un Utente Business quale autonomo titolare, la richiesta deve essere rivolta anzitutto a tale Utente Business. Ottoo collaborerà nei limiti del proprio ruolo di responsabile.

12. Reclamo

L'interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede o lavora, oppure rivolgersi all'autorità giudiziaria competente.

13. Minori

La Piattaforma non è destinata a minori di 14 anni che utilizzino autonomamente servizi della società dell'informazione. Quando l'utente non ha l'età richiesta per prestare validamente il consenso o concludere l'operazione richiesta, l'utilizzo deve avvenire con l'intervento del titolare della responsabilità genitoriale e nel rispetto delle regole stabilite dall'Utente Business.

La data di nascita eventualmente indicata nel profilo o nella scheda cliente è un'informazione dichiarata dall'interessato: non è verificata da Ottoo e non è utilizzata per accertare l'età, per consentire o negare l'accesso alla Piattaforma né per autorizzare una prenotazione. Trattandosi di un campo facoltativo, un controllo dell'età fondato su di esso sarebbe aggirabile semplicemente omettendolo. La verifica dell'età, quando la prestazione o la legge la richiedono, resta a carico dell'Utente Business che eroga il servizio.

Ottoo può sospendere o cancellare account creati in violazione di tali requisiti.

14. Decisioni automatizzate

Ottoo non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR.

La Piattaforma utilizza regole automatiche per mostrare disponibilità, prevenire sovrapposizioni, applicare limiti del piano, gestire scadenze di pagamento o conferma, ordinare risultati per prossimità e prevenire abusi. Tali regole hanno finalità operative e non comportano profilazione commerciale dell'utente.

L'Assistente AI genera testo e può proporre operazioni sulla base della richiesta e dei dati disponibili. Le risposte possono essere inesatte o incomplete e non sostituiscono valutazioni professionali, sanitarie, legali, fiscali o finanziarie. Nella dashboard ogni modifica richiede una conferma esplicita dell'utente autenticato; su WhatsApp una prenotazione viene creata soltanto dopo una risposta affermativa inequivocabile. L'Assistente non cancella o riprogramma appuntamenti, non elimina dati e non modifica pagamenti, piani, integrazioni o permessi.

All'inizio della conversazione WhatsApp l'interessato è informato che interagisce con un assistente automatico e può chiedere il passaggio a una persona. Questa informazione è resa anche nell'interfaccia della dashboard, in coerenza con gli obblighi di trasparenza applicabili ai sistemi di IA che interagiscono direttamente con persone.

15. Sicurezza

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui controlli di accesso, separazione dei ruoli, autenticazione a più fattori per operazioni sensibili, cifratura dei collegamenti, logging, rate limiting, backup e procedure di gestione degli incidenti.

Nessun sistema può tuttavia garantire una sicurezza assoluta. Gli utenti devono custodire i propri dispositivi e credenziali e segnalare tempestivamente accessi sospetti.

16. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare può aggiornare la presente Privacy Policy in seguito a modifiche normative, tecniche, organizzative o funzionali. La versione aggiornata sarà pubblicata sulla Piattaforma con la relativa data. In caso di modifiche rilevanti, gli utenti saranno informati con modalità adeguate.